[KB-TASK-03] Hướng dẫn Xem, Phản hồi & Chấp nhận Báo giá / Dự toán (Estimates & Proposals)

Mã bài viết: KB-TASK-03
Áp dụng cho: Khách hàng / Đối tác của Future Horizon (Future Horizon Portal Client - Perfex CRM)
Cập nhật lần cuối: 28/07/2026

1. Tóm tắt (Summary)

Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình dành cho Khách hàng khi tiếp nhận Báo giá (Estimates) hoặc Đề xuất / Dự toán dịch vụ (Proposals) từ Future Horizon thông qua hệ thống Portal Client.

Thông qua cổng thông tin trực tuyến, Quý khách có thể:

• Xem chi tiết danh mục hàng hóa, dịch vụ, chi phí và điều khoản kỹ thuật/thương mại.
• Trao đổi, gửi phản hồi (Feedback/Comments) yêu cầu điều chỉnh trực tiếp trên giao diện trực tuyến.
• Phê duyệt (Accept) hoặc Từ chối (Decline) báo giá kèm chữ ký điện tử xác nhận.
• Tải về bản PDF chính thức để lưu trữ hoặc trình duyệt nội bộ.

2. Điều kiện cần (Prerequisites)

Để thực hiện thao tác xem và phản hồi Báo giá/Dự toán, Quý khách cần có:

1. Liên kết truy cập (Direct Link) hoặc Tài khoản Portal:
   • Cách 1 (Không cần đăng nhập): Nhấp trực tiếp vào đường link báo giá an toàn được gửi qua Email thông báo từ Future Horizon.
   • Cách 2 (Đăng nhập Portal): Tài khoản Khách hàng đã được kích hoạt trên hệ thống portal.chantroituonglai.com.
2. Thiết bị & Trình duyệt:
   • Máy tính (PC/Laptop), Máy tính bảng (Tablet) hoặc Điện thoại thông minh có kết nối Internet.
   • Trình duyệt web hiện đại (Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge...).
3. Quyền hạn đại diện: Người thực hiện thao tác Chấp nhận (Accept) cần là người có thẩm quyền đại diện doanh nghiệp/cá nhân phê duyệt ngân sách và điều khoản hợp tác.

3. Các bước thực hiện chi tiết (Step-by-Step Guide)

Bước 1: Tiếp nhận và Mở Báo giá / Dự toán Trực tuyến

1. Kiểm tra hòm thư Email do Future Horizon gửi đến (Tiêu đề thường chứa tên dự án và mã Báo giá, ví dụ: [Future Horizon] Báo giá dịch vụ #EST-00123 hoặc Proposal #PROP-0045).
2. Nhấp vào nút "Xem báo giá" (View Estimate) hoặc "Xem dự toán" (View Proposal) trong email.
3. Hệ thống sẽ mở ra giao diện đọc trực tuyến bảo mật.
   Lưu ý: Nếu Quý khách đã đăng nhập vào Portal Client, Quý khách cũng có thể truy cập menu Estimates (Báo giá) hoặc Proposals (Đề xuất) trên thanh điều hướng bên trái để xem danh sách toàn bộ các báo giá đã/đang hiệu lực.

Bước 2: Kiểm tra Nội dung và Chi tiết Báo giá

Tại giao diện xem trực tuyến, Quý khách sẽ thấy các thông tin quan trọng:

• Thông tin chung: Mã báo giá, Ngày phát hành, Ngày hết hạn (Expiry Date), Trạng thái (Draft / Sent / Accepted / Declined / Expired).
• Bảng chi tiết hạng mục: Danh sách công việc, thiết bị, dịch vụ kèm mô tả chi tiết, số lượng, đơn giá, giảm giá (nếu có) và Thuế (VAT).
• Tổng chi phí: Tổng tiền trước thuế, tiền thuế và Tổng giá trị thanh toán cuối cùng.
• Điều khoản & Điều kiện (Terms & Conditions): Các quy định về thanh toán, tiến độ giao hàng, bảo hành, cam kết chất lượng.

Bước 3: Trao đổi & Gửi Phản hồi Yêu cầu Chỉnh sửa (Feedback & Comments)

Nếu Quý khách cần làm rõ thông tin, bổ sung hạng mục hoặc điều chỉnh chi phí trước khi duyệt:

1. Kéo xuống phần Bình luận / Phản hồi (Comments / Discussion) ở cuối trang Báo giá/Dự toán.
2. Nhập nội dung cần trao đổi hoặc yêu cầu chỉnh sửa vào ô văn bản.
3. Nhấp nút "Gửi bình luận" (Add Comment).
4. Chuyên viên quản lý dự án (Project Manager / Account Executive) của Future Horizon sẽ nhận được thông báo ngay lập tức và phản hồi hoặc cập nhật lại báo giá cho Quý khách.

[!TIP]
Việc trao đổi trực tiếp tại phần Bình luận giúp toàn bộ lịch sử thương thảo được lưu trữ minh bạch, đồng bộ giữa hai bên, tránh thất lạc thông tin qua tin nhắn cá nhân.

Bước 4: Chấp nhận (Accept) hoặc Từ chối (Decline) Báo giá

Sau khi thống nhất toàn bộ nội dung:

Trường hợp A: Chấp nhận Báo giá (Accept)

1. Nhấp vào nút "Accept" (Chấp nhận) màu xanh trên thanh công cụ phía trên Báo giá/Dự toán.
2. Một popup xác nhận sẽ hiện ra yêu cầu điền thông tin phê duyệt:
   • Họ và tên người duyệt (First & Last Name).
   • Địa chỉ Email.
   • Chữ ký điện tử (Digital Signature): Ký trực tiếp bằng chuột (trên PC) hoặc vuốt tay (trên màn hình cảm ứng/điện thoại).
3. Kiểm tra lại thông tin và bấm "Sign & Accept" (Ký & Chấp nhận).
4. Hệ thống tự động ghi nhận trạng thái báo giá chuyển sang Accepted, đồng thời gửi email xác nhận cho cả hai bên.

Trường hợp B: Từ chối Báo giá (Decline)

1. Trường hợp báo giá không phù hợp với nhu cầu hiện tại, nhấp vào nút "Decline" (Từ chối).
2. Nhập lý do từ chối (tùy chọn nhưng được khuyến khích để Future Horizon hỗ trợ Quý khách tốt hơn).
3. Bấm "Xác nhận". Báo giá sẽ chuyển trạng thái sang Declined.

Bước 5: Tải file PDF & In Báo giá

Để lưu trữ hồ sơ hoặc trình ký nội bộ:

1. Tại thanh công cụ phía trên trang báo giá, nhấp vào nút "PDF" hoặc "Download PDF".
2. Hệ thống sẽ tự động xuất bản PDF chuẩn gồm logo Future Horizon, đầy đủ dấu thời gian, bảng chi tiết và thông tin chữ ký xác nhận (nếu đã Accept).
3. Quý khách có thể lưu về máy tính hoặc in (Print) trực tiếp.

4. Lưu ý quan trọng (Important Notes)

[!IMPORTANT]
1. Thời hạn hiệu lực của Báo giá (Validity Period):
Mỗi Báo giá/Dự toán đều có mốc Ngày hết hạn (Expiry Date). Sau ngày này, trạng thái sẽ tự động chuyển sang Expired. Giá cả và tiến độ có thể được cập nhật lại tùy theo biến động thị trường hoặc nguồn lực tại thời điểm xem xét lại.

[!NOTE]
2. Chuyển đổi thành Hóa đơn / Hợp đồng (Invoice / Contract):
Sau khi Quý khách bấm Accept, báo giá sẽ là cơ sở pháp lý và kỹ thuật để Future Horizon khởi tạo Hợp đồng (Contract) hoặc Hóa đơn tạm ứng (Proforma / Advance Invoice) theo thỏa thuận.

[!WARNING]
3. Hạng mục phát sinh ngoài Báo giá (Out-of-Scope Items):
Các yêu cầu công việc phát sinh ngoài danh mục chi tiết ghi trong Báo giá đã được chấp nhận sẽ được lập thành Báo giá bổ sung (Additional Estimate / Change Order) riêng và cần được phê duyệt trước khi triển khai.

5. Bài viết liên quan (Related Articles)

• [KB-TASK-01] Hướng dẫn Đăng nhập & Quản lý Tài khoản Portal Khách hàng
• [KB-TASK-02] Hướng dẫn Xem & Thanh toán Hóa đơn Trực tuyến (Invoices & Payments)
• [KB-TASK-04] Hướng dẫn Quản lý & Theo dõi Tiến độ Dự án (Projects & Milestones)
• [KB-TASK-05] Hướng dẫn Gửi Yêu cầu Hỗ trợ Kỹ thuật & Ticket (Support Tickets)