KB-TASK-02: Hướng dẫn Quản lý Tài khoản Doanh nghiệp & Thêm/Phân quyền Thành viên (Contacts Management)

Mã tài liệu: KB-TASK-02
Áp dụng cho: Future Horizon Portal Client (Nền tảng Perfex CRM)
Đối tượng: Người đại diện pháp lý / Quản trị viên (Admin) tài khoản doanh nghiệp phía Khách hàng.

1. Tóm tắt (Summary)

Tài liệu này cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước giúp Quản trị viên (Admin) hoặc Người đại diện của Khách hàng tự chủ trong việc quản lý danh sách thành viên (Contacts) thuộc tài khoản doanh nghiệp trên Future Horizon Portal Client.

Thông qua tính năng Contacts Management, bạn có thể:

• Thêm nhân sự mới vào tài khoản doanh nghiệp.
• Thiết lập và quản lý mật khẩu truy cập cho từng nhân viên.
• Phân quyền chi tiết theo từng chức năng (Dự án, Hóa đơn, Hợp đồng, Ticket hỗ trợ...).
• Cài đặt luồng nhận thông báo tự động qua email.
• Chủ động thu hồi quyền truy cập khi nhân sự chuyển công tác hoặc nghỉ việc nhằm bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.

2. Điều kiện cần (Prerequisites)

Để thực hiện các thao tác trong bài viết này, bạn cần chuẩn bị:

1. Tài khoản Portal đang hoạt động: Đã đăng nhập thành công tại Future Horizon Portal Client.
2. Quyền hạn tài khoản:
   • Đang là Primary Contact (Người liên hệ chính đại diện cho doanh nghiệp), hoặc
   • Được gắn quyền Manage Contacts (Quản lý thành viên).
3. Thông tin nhân sự mới:
   • Họ và tên đầy đủ.
   • Chức danh / Vị trí công tác.
   • Số điện thoại liên hệ.
   • Email làm việc chính thức (Email này chưa từng đăng ký tài khoản trên Portal).

3. Các bước thực hiện chi tiết (Step-by-Step Guide)

Bước 1: Truy cập Phân hệ Quản lý Thành viên

1. Đăng nhập vào hệ thống Future Horizon Portal Client.
2. Trên thanh menu điều hướng chính (hoặc menu tài khoản góc trên bên phải), chọn mục Contacts (hoặc Quản lý người liên hệ / Thành viên doanh nghiệp).
3. Hệ thống sẽ hiển thị bảng danh sách toàn bộ các thành viên hiện đang thuộc tài khoản doanh nghiệp của bạn.

Bước 2: Thêm Thành viên mới (Add New Contact)

1. Nhấp vào nút Add New Contact (Thêm người liên hệ mới) ở góc trên danh sách.
2. Điền thông tin nhân sự vào biểu mẫu:
   • First Name (Tên): Tên của nhân viên (Ví dụ: Văn A).
   • Last Name (Họ & Tên đệm): Họ và tên đệm (Ví dụ: Nguyễn).
   • Email Address (Email): Nhập email công việc (đây sẽ là Tên đăng nhập mặc định).
   • Phone Number (Số điện thoại): Số điện thoại cá nhân/công việc của nhân sự.
   • Position / Title (Chức danh): Vị trí chuyên môn (Ví dụ: Kế toán trưởng, IT Manager, Project Lead).
3. Cấu hình Mật khẩu (Password Settings):
   • Tự nhập mật khẩu: Nhập mật khẩu khởi tạo vào ô Password.
   • Tạo mật khẩu tự động: Bấm nút Generate Password để hệ thống tự tạo mật khẩu ngẫu nhiên có độ bảo mật cao.
   • Gửi mail hướng dẫn: Tích chọn checkbox Send SET password email để hệ thống tự động gửi email mời nhân sự thiết lập lại mật khẩu riêng.

Bước 3: Phân quyền truy cập Chi tiết (Permissions Setup)

Mỗi nhân sự có vai trò khác nhau trong doanh nghiệp. Tại phần Permissions (Phân quyền), bạn chọn các ô tương ứng với phạm vi công việc của nhân viên đó:

Bước 4: Cấu hình Nhận Thông báo Email (Email Notifications)

Tại mục Email Notifications, tích chọn các loại email thông báo mà thành viên này sẽ tự động nhận từ Future Horizon:

• Invoice Notifications: Nhận email khi có hóa đơn mới được phát hành hoặc sắp đến hạn thanh toán.
• Contract Notifications: Nhận email khi hợp đồng được gửi sang hoặc chuẩn bị hết hạn.
• Project Notifications: Nhận email khi có cập nhật mới về tiến độ dự án, nhiệm vụ hoặc bình luận từ kỹ sư.
• Ticket Notifications: Nhận email tức thì khi kỹ thuật viên của Future Horizon phản hồi yêu cầu hỗ trợ.

Bước 5: Lưu và Hoàn tất

1. Rà soát lại toàn bộ thông tin cá nhân, phân quyền và thông báo.
2. Bấm nút Save (Lưu) ở cuối trang.
3. Hệ thống sẽ tạo tài khoản và tự động gửi email chào mừng kèm liên kết đăng nhập cho thành viên mới.

Bước 6: Chỉnh sửa Thông tin hoặc Đổi Mật khẩu cho Thành viên

Khi cần thay đổi quyền hạn hoặc hỗ trợ nhân sự đổi mật khẩu:

1. Tại danh sách Contacts, tìm tên thành viên cần chỉnh sửa.
2. Bấm vào biểu tượng Edit (Chỉnh sửa) hoặc tên của thành viên.
3. Cập nhật các trường thông tin, thay đổi các ô tích quyền/thông báo hoặc nhập mật khẩu mới vào ô Password.
4. Bấm Save để áp dụng thay đổi.

4. Lưu ý quan trọng & Quản lý rủi ro khi nhân sự nghỉ việc

[!CAUTION]
Rủi ro rò rỉ dữ liệu doanh nghiệp: Hợp đồng thương mại, bảng giá, chi tiết dự án và hóa đơn tài chính là dữ liệu bảo mật cao. Việc quên thu hồi quyền tài khoản của nhân sự nghỉ việc có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin nghiêm trọng.

1. Nguyên tắc Phân quyền Tối thiểu (Principle of Least Privilege)

• Chỉ cấp đúng những quyền cần thiết cho vị trí công tác của nhân viên.
• Hạn chế cấp quyền Contracts hoặc Invoices cho các tài khoản kỹ thuật/vận hành thông thường.

2. Quy trình Thu hồi Quyền khi Nhân sự Nghỉ việc (Offboarding Protocol)

Ngay trong ngày làm việc cuối cùng của nhân sự, Quản trị viên doanh nghiệp BẮT BỘC thực hiện các bước sau:

1. Đăng nhập vào Portal -> Truy cập danh sách Contacts.
2. Bấm Edit tại tài khoản của nhân sự nghỉ việc.
3. Thực hiện một trong các cách sau:
   • Vô hiệu hóa (Khuyên dùng): Bỏ tích tất cả các quyền trong mục Permissions, đồng thời tích chọn Disable Contact (nếu có) hoặc đổi mật khẩu tài khoản thành một chuỗi ngẫu nhiên mà nhân sự đó không biết.
   • Xóa tài khoản: Bấm nút Delete để xóa hẳn contact khỏi danh sách doanh nghiệp nếu nhân sự chưa có các ghi chú/ticket lịch sử quan trọng.
4. Kiểm tra và chuyển quyền Primary Contact cho người đại diện mới nếu nhân sự nghỉ việc đang nắm giữ vai trò liên hệ chính.

5. Bài viết liên quan (Related Articles)

• KB-TASK-01: Hướng dẫn Đăng nhập, Đổi mật khẩu & Bảo mật Tài khoản (2FA)
• KB-TASK-03: Hướng dẫn Quản lý Dự án & Theo dõi Tiến độ Công việc
• KB-TASK-04: Hướng dẫn Xem, Ký Hợp đồng & Thanh toán Hóa đơn Trực tuyến
• KB-TASK-05: Hướng dẫn Tạo & Quản lý Yêu cầu Hỗ trợ (Support Tickets)