[KB-TASK-05] Hướng dẫn Theo dõi Tiến độ, Mốc công việc (Milestones) & Phối hợp trong Dự án

1. Tóm tắt (Summary)

Bài viết này hướng dẫn Quản lý dự án và nhân sự phối hợp phía Khách hàng khai thác toàn bộ tính năng quản lý dự án trên Future Horizon Portal Client (Perfex CRM).

Thông qua phân hệ Projects, Khách hàng có thể:

• Nắm bắt thời gian thực (Real-time) tiến độ tổng quan dự án, thời gian hoàn thành dự kiến.
• Theo dõi các mốc quan trọng (Milestones) và hạng mục công việc chi tiết (Tasks).
• Trao đổi trực tiếp, làm rõ yêu cầu, gửi phản hồi ngay trong từng công việc.
• Chia sẻ, lưu trữ tài liệu thiết kế, tài liệu kỹ thuật, tài sản dự án (Assets) tập trung.
• Thực hiện nghiệm thu mốc công việc (Milestone Sign-off) đúng quy trình, minh bạch.

2. Điều kiện cần (Prerequisites)

Để thực hiện các thao tác trong hướng dẫn này, Quản lý dự án / Nhân sự phía Khách hàng cần chuẩn bị:

1. Tài khoản Portal Client active: Được cấp quyền truy cập vào Future Horizon Portal Client.
2. Quyền truy cập Dự án (Project Access): Tài khoản đã được liên kết hoặc gán quyền xem/phối hợp trong dự án cụ thể.
3. Thiết bị & Trình duyệt: Máy tính hoặc thiết bị di động có kết nối Internet ổn định, sử dụng các trình duyệt hiện đại (Chrome, Edge, Safari, Firefox).
4. Tài liệu phối hợp (nếu có): Các tệp thiết kế (Figma link, PSD, AI), tài liệu yêu cầu (BRD/SRS), hoặc dữ liệu đầu vào cần tải lên dự án.

3. Các bước thực hiện chi tiết (Step-by-Step Instructions)

Bước 1: Truy cập Phân hệ Projects & Tổng quan Dự án (Project Overview)

1. Đăng nhập vào hệ thống tại địa chỉ: https://portal.chantroituonglai.com/ (hoặc domain Portal được cấp).
2. Tại thanh menu bên trái (Left Sidebar), nhấp chọn mục Projects (Dự án).
3. Danh sách các dự án của Quý khách sẽ hiển thị. Nhấp vào Tên dự án cần xem chi tiết.
4. Màn hình Overview (Tổng quan) hiển thị các chỉ số quan trọng:
   • Thanh phần trăm tiến độ (%): Tiến độ tổng thể dựa trên tỷ lệ hoàn thành các Task.
   • Thời hạn dự án (Start Date - Deadlines): Ngày bắt đầu và ngày dự kiến bàn giao.
   • Tóm tắt ngân sách & Thời gian thực hiện (nếu áp dụng).
   • Thành viên tham gia dự án: Đội ngũ kỹ thuật Future Horizon & Đội ngũ đại diện Khách hàng.

Bước 2: Theo dõi Các mốc Công việc (Milestones) & Tiến độ Chi tiết

Mỗi dự án tại Future Horizon được chia thành các giai đoạn/mốc công việc (Milestones) cụ thể (ví dụ: Khảo sát & Thiết kế UI/UX, Phát triển Core Module, Kiểm thử UAT, Triển khai Go-Live).

1. Tại thanh tab ngang bên trong Dự án, nhấp chọn tab Milestones (Mốc công việc).
2. Hệ thống hiển thị danh sách các Milestone theo thứ tự thời gian:
   • Tên Milestone & Thời hạn hoàn thành (DueDate).
   • Trạng thái: Not Started (Chưa bắt đầu), In Progress (Đang thực hiện), Completed (Đã hoàn thành).
   • Thanh tiến độ riêng của từng Milestone: Thể hiện tỷ lệ các công việc con (Tasks) đã hoàn tất trong mốc đó.
3. Nhấp vào tên Milestone để xem danh sách tất cả các Task thuộc mốc này.

Bước 3: Trao đổi, Comment & Phản hồi trong Công việc (Task Collaboration)

Để tránh trôi thông tin qua chat cá nhân (Zalo/Skype/Email), mọi trao đổi nghiệp vụ phải được thực hiện trực tiếp trên từng Task:

1. Chuyển sang tab Tasks (Công việc) trong Dự án.
2. Tìm và chọn Task cần làm việc (có thể lọc theo Trạng thái: In Progress, Testing, Awaiting Feedback).
3. Mở cửa sổ chi tiết Task:
   • Xem mô tả công việc, người phụ trách phía Future Horizon (Assignee), thời hạn (Due Date).
   • Gửi bình luận (Add Comment): Nhập nội dung trao đổi, thắc mắc hoặc phản hồi vào ô comment bên dưới.
   • Mention nhân sự: Sử dụng cú pháp @Tên_Nhân_Sự để thông báo trực tiếp cho kỹ thuật viên phụ trách.
   • Xem Lịch sử thao tác (Activity Log): Giúp minh bạch mọi thay đổi về trạng thái, file đính kèm hoặc deadline.

Bước 4: Upload File Tài liệu Thiết kế, Yêu cầu & Tài sản Dự án

1. Tại giao diện dự án, chuyển sang tab Files (Tài liệu).
2. Nhấp vào nút Upload Files (hoặc Kéo & Thả file trực tiếp vào vùng upload):
   • Hỗ trợ các định dạng: .pdf, .docx, .xlsx, .zip, .png, .jpg, .fig...
   • Dung lượng khuyến nghị: Dưới 50MB/file. Với file lớn hoặc link Figma/Drive, có thể dán liên kết vào phần ghi chú/comment.
3. Phân loại tài liệu: Bạn có thể đính kèm file trực tiếp vào từng Task tương ứng hoặc đưa vào tab Files chung của Dự án để đội ngũ kỹ thuật dễ dàng tra cứu.

Bước 5: Kiểm thử, Phản hồi & Nghiệm thu Milestone (Milestone Sign-off)

Khi Future Horizon hoàn tất một mốc công việc (Milestone) và chuyển trạng thái sang UAT / Review:

1. Quản lý dự án Khách hàng nhận được thông báo qua Email & Notification trên Portal.
2. Truy cập tab Milestones hoặc tab Tasks tương ứng để tiến hành kiểm tra sản phẩm/tính năng bàn giao.
3. Trường hợp có yêu cầu chỉnh sửa (Feedback):
   • Tạo comment chi tiết tại Task cần sửa, chụp ảnh màn hình hoặc quay video lỗi đính kèm.
   • Đổi trạng thái Task hoặc báo trực tiếp cho Project Manager phía Future Horizon.
4. Trường hợp Đạt yêu cầu (Approval/Sign-off):
   • Phản hồi xác nhận "Đã nghiệm thu Milestone X" trong phần comment của Milestone/Task tổng kết.
   • Trạng thái Milestone sẽ chuyển sang Completed, làm cơ sở để chuyển sang giai đoạn tiếp theo hoặc kích hoạt mốc thanh toán tương ứng.

4. Lưu ý Quan trọng về Quy trình Phối hợp & Phản hồi Đúng hạn

[!IMPORTANT]
Quy tắc Vàng trong Phối hợp Dự án:

1. Phản hồi đúng cam kết (SLA Phản hồi):

   • Khi Future Horizon gửi yêu cầu phê duyệt thiết kế, cung cấp dữ liệu hoặc xác nhận UAT, phía Khách hàng vui lòng phản hồi trong vòng 24 - 48 giờ làm việc.
   • Việc chậm trễ phản hồi sẽ kéo theo nguy cơ vỡ tiến độ tổng thể (Project Schedule Delay) và dời ngày Go-Live.

2. Kênh thông tin chính thức (Single Source of Truth):

   • Mọi yêu cầu thay đổi (Change Request), xác nhận nghiệm thu, tài liệu kỹ thuật BẮT BUỘC phải được lưu vết trên Portal Client.
   • Các trao đổi qua cuộc gọi/tin nhắn thoại cần được tổng hợp lại thành Comment hoặc Ticket trên Portal để đảm bảo tính pháp lý và đối soát kỹ thuật.

3. Quản lý Thay đổi Scope (Scope Creep):

   • Các yêu cầu phát sinh ngoài danh mục Task/Milestone ban đầu sẽ được đánh giá tác động (impact analysis). Nếu thuộc dạng Change Request (CR), PM sẽ tạo Task mới và gửi xác nhận chi phí/thời gian bổ sung.

4. Bảo mật Tài khoản & Tài liệu:

   • Tuyệt đối không chia sẻ tài khoản Portal cho bên thứ ba không thuộc danh sách phối hợp được phê duyệt.

5. Bài viết Liên quan (Related Articles)

• [KB-TASK-01] Hướng dẫn Đăng nhập & Quản lý Tài khoản Future Horizon Portal Client
• [KB-TASK-02] Hướng dẫn Gửi Ticket Yêu cầu Hỗ trợ & Theo dõi Trạng thái Xử lý
• [KB-TASK-03] Hướng dẫn Xem & Thanh toán Hóa đơn (Invoices) Trực tuyến
• [KB-TASK-04] Hướng dẫn Phê duyệt Báo giá (Proposals / Estimates) & Ký hợp đồng Dịch vụ
• [KB-TASK-06] Quy trình Kiểm thử UAT & Tiếp nhận Bàn giao Sản phẩm Công nghệ

Mọi thắc mắc hoặc hỗ trợ kỹ thuật thêm về quy trình phối hợp dự án, Quý khách vui lòng tạo Ticket trên Portal hoặc liên hệ Trực ban Hỗ trợ Dự án Future Horizon.