Hướng dẫn “trust” domain của khi gửi-nhận mail từ đối tác (Không dùng Gmail)

1. Vì sao email đôi khi bị lọc vào Spam?

• Bộ lọc rác hiện đại phân tích nội dung, định danh người gửi và lịch sử tương tác.

• Nếu bộ lọc không “nhận diện” hoặc chưa “tin” vào domain/địa chỉ của người gửi, thư rất dễ bị chặn hoặc dán nhãn Spam.

• Để tránh tình huống này, bên nhận cần “dạy” hệ thống rằng @ten-domain.com là nguồn tin cậy — thao tác này thường được gọi là Trust / Safe Sender / Allow-list / Whitelist.

2. Chuẩn xác thực Email Domain đã thiết lập (bạn chỉ cần cung cấp cho đối tác để họ yên tâm)

Mục đích: Dù bên nhận không trust thủ công, ba bản ghi trên vẫn giúp tỉ lệ inbox cao hơn. Tuy nhiên việc trust thủ công vẫn cần khi hộp thư người nhận quá “khắt khe”.

3. Hướng dẫn trust domain cho các nền tảng phổ biến

3.1. Email Business (Nền tảng webmail tương đương)

1. Đăng nhập webmail của bạn → Settings → Spam Filtering.

2. Ở mục Trusted Sender, chọn Trusted Domain → nhấn Add và nhập: domain.com.

   • Hoặc chọn Trusted Email Addresses để thêm từng địa chỉ (ví dụ [email protected]).

3. Lưu thay đổi. Từ giờ thư từ domain này sẽ không nằm trong Junk.

3.2. Gmail (tài khoản cá nhân @gmail.com)

Cách nhanh nhất

1. Mở email vừa rơi vào Spam → bấm “Not spam” (Không phải spam).

2. Gmail sẽ chuyển thư vào Hộp thư đến và ghi nhớ lựa chọn.

Cách bền vững – tạo bộ lọc

1. Trong Gmail, bấm ▼ bên phải ô tìm kiếm.

2. Ở trường From, nhập @domain.com → Create filter.

3. Đánh dấu “Never send it to Spam” (Không bao giờ gửi tới Spam) → Create filter. whitelist.guide

3.3. Google Workspace (quản trị viên G-Suite)

Thao tác này áp dụng cho toàn bộ người dùng trong tên miền đối tác.

1. Đăng nhập Admin Console → Apps › Google Workspace › Gmail › Spam, Phishing and Malware.

2. Tìm Email allowlist → nhập IP hoặc dải IP máy chủ gửi của Chân Trời Tương Lai (liên hệ chúng tôi để nhận danh sách mới nhất).

3. Save và đợi đồng bộ <24 h. Google Help

3.4. Outlook.com / Microsoft 365 (web)

1. Vào Settings ⚙ → Mail → Junk Email.

2. Trong Safe senders and domains, chọn Add safe sender → nhập chantroituonglai.com → Save. Microsoft Support

3.5. Outlook Desktop (Windows/Mac)

• Mở email từ Chân Trời Tương Lai → Home › Junk › Never Block Sender hoặc Never Block Sender’s Domain.
  (Tính năng này sử dụng cùng danh sách Safe Senders ở Outlook web). Microsoft SupportMicrosoft Support

4. Mẫu email gợi ý gửi cho đối tác

Subject: Hướng dẫn để chắc chắn nhận được email từ Chân Trời Tương Lai

Nội dung:
Xin chào Anh/Chị,
Để tránh việc thư quan trọng bị lọc vào Spam, Anh/Chị vui lòng thêm domain domain.com (hoặc địa chỉ email của chúng tôi) vào danh sách Trusted / Safe Sender theo hướng dẫn: <link tới bài KB này>.
Xin cảm ơn!

5. Kiểm tra sau khi cấu hình

1. Gửi email test với tiêu đề [TEST].

2. Hỏi đối tác xác nhận đã thấy thư trong Inbox. Nếu chưa:

   • Kiểm tra lại chính tả domain.

   • Đối tác thử tìm thư trong “All Mail” hoặc “Other” (Focus Inbox).

   • Xóa cache bộ lọc rác & chờ 5-10 phút.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)